3 strategie per gestire correttamente l'inventario del tuo ristorante senza perdere soldi

La gestione dell'inventario alimentare è un argomento spesso trascurato. Si parla molto di struttura dei costi, gestione dei clienti e creazione del menu, ma la realtà è che senza una corretta gestione dell'inventario della vostra attività alimentare state perdendo l'80% della vostra liquidità senza rendervene conto.

Se l'inventario è così importante, perché nessuno ne parla? La verità è che la gestione dell'inventario è complessa; interagisce strettamente con la gestione dei costi e la gestione della cucina. Serve anche da supporto al marketing e alla gestione dei clienti nella creazione di strategie promozionali per tutti quegli articoli a lenta rotazione o per quelle materie prime in eccesso.

Per questo motivo, parlare di inventario è complesso, perché non si tratta semplicemente di effettuare un ordine al fornitore e stoccarlo in magazzino, ma va molto oltre. Oggi vi spiegheremo nel dettaglio come gestire l'inventario del vostro ristorante affinché diventi un alleato della redditività della vostra attività, evitandovi perdite economiche.

1. Creare un elenco di inventario e determinare il costo di sostituzione

L'inventario è molto importante. Sembra ovvio, ma la maggior parte dei titolari di attività alimentari non sa come prepararlo correttamente. È essenziale per iniziare a controllare l'inventario del proprio ristorante.

La prima cosa da tenere a mente è che dovresti sempre includere le stime dei costi di sostituzione per ogni articolo nel tuo inventario. Perché? Che relazione c'è tra i costi di sostituzione e l'inventario?

Ricordi che abbiamo detto sopra che l'inventario è strettamente legato alla gestione dei costi? Ebbene, è proprio nella gestione dei costi che devi valutare le vendite totali di ciascun prodotto del tuo menu a fine mese; queste vendite devono corrispondere a tutte le materie prime consumate nell'inventario e questi dati dovrebbero indicarti esattamente la quantità da acquistare per sostituire.

Ora, fin qui tutto è sotto controllo, questo passaggio è noto ed eseguito dalla maggior parte dei ristoratori; il problema però arriva al momento dell'ordinazione, quando solitamente ci si lascia guidare dalle emozioni e a volte si acquista senza pensare alle reali esigenze del ristorante.

È in questi casi che il costo di sostituzione diventa fondamentale, poiché, in base alle vendite del mese o della settimana, ti dirà esattamente quanto dovresti acquistare di ciascuna delle materie prime presenti nella tua lista.

Avere un budget ti aiuterà a pianificare le spese aziendali: a tenere traccia dei mesi in cui vendi di più in futuro e in cui dovresti essere più attento al rifornimento dell'inventario; e a non cadere in offerte ingannevoli, che ti riempiono solo di materia prima di cui il tuo ristorante non ha bisogno e ti fanno perdere liquidità.

IMPORTANTE: ricorda che ogni volta che una materia prima entra nell'inventario della tua azienda stai perdendo liquidità; una liquidità che non potrà essere recuperata finché la materia prima non verrà venduta e, se non verrà venduta e scadrà, saranno soldi che butterai via.

2. Tutto ciò che entra nel tuo inventario deve avere una durata minima di conservazione del 75%.

Le aziende alimentari lavorano con prodotti che scadono rapidamente. Nella maggior parte dei casi, non importa se si lavora con alimenti salati o dolci. La durata di conservazione delle materie prime nell'industria alimentare è notevolmente inferiore rispetto ai settori commerciali, per questo motivo è necessario essere vigili.

Quando acquisti materie prime per la tua attività, devi assicurarti che tutto ciò che metti al loro interno abbia almeno il 75% di conservabilità residua; lo spieghiamo molto meglio con il seguente esempio: se acquisti latte con data di scadenza 11/11/2022 e questo prodotto ha una rotazione media di 5-7 giorni nella tua attività e lo acquisti il ​​20/07/2022, è chiaro che questo prodotto rispetta la regola del 75% perché la rotazione che ha nel tuo magazzino è notevolmente inferiore alla data di scadenza.

Ora, cosa succede se acquistando in qualche offerta o promozione la materia prima che acquisti ha una data di scadenza inferiore al tempo che hai pianificato per la sua rotazione, cioè, prendendo sempre l'esempio del latte, la materia prima ha una rotazione di 3 o 4 mesi; in questo caso non viene rispettata la regola del 75% e molto probabilmente il prodotto che hai acquistato raggiungerà la sua data di scadenza prima di essere utilizzato.

Come influisce tutto questo sul tuo inventario? Beh, ogni volta che sprechi materie prime, sprechi denaro, è semplice. E poiché l'inventario è una riserva di liquidità per la tua attività, più materie prime hai a rischio, più probabilità hai di subire perdite di liquidità.

Certamente, questa regola del 75% non può essere vista come una strategia isolata per il costo di sostituzione perché, in realtà, lavorano insieme e dipendono l'una dall'altra, motivo per cui l'elenco dell'inventario è così importante, poiché ti consentirà anche di conoscere lo stato dei tuoi prodotti.

Su questo punto è importante anche che applichiate obbligatoriamente il metodo First-In First-Out (FIFO), poiché il vostro ristorante lavora con prodotti con date di scadenza specifiche, è importante che il vostro personale sia formato per sapere come deve essere organizzato l'inventario, sia per le materie prime che per i prodotti precotti.

L'organizzazione dell'inventario è fondamentale per rispettare la regola del 75%, soprattutto per i prodotti preconfezionati, ovvero quelli preparati dal team di cucina prima del servizio. Questi prodotti, che a seconda del modello di business possono essere preparati con giorni, settimane o mesi di anticipo, devono essere datati e ordinati secondo il metodo FIFO.

IMPORTANTE: la regola del 75% non dovrebbe essere applicata solo all'elenco dell'inventario, ma dovrebbe anche essere parte del manuale delle procedure di gestione e movimentazione dell'inventario che il personale della cucina deve conoscere, in particolar modo coloro che sono incaricati della preparazione dell'inventario.

1. L'inventario del tuo ristorante ha un valore monetario; è tuo dovere conoscerlo

Possiamo assicurarti che il 99% dei ristoratori non ha la minima idea di quanto valga il proprio inventario, in termini economici. Ti riconosci in questa situazione?

Se hai una struttura di inventario, ma questa non ti dice quanti soldi hai investito, ti consigliamo di eliminarla, perché questa è la parte più importante di tutto l'inventario.

Perché è così importante sapere quanto vale l'inventario del tuo ristorante? Innanzitutto, perché l'inventario della tua attività fa parte del suo patrimonio e dovresti sempre avere a disposizione tutte le informazioni necessarie. Ma da un punto di vista più pratico e per l'uso quotidiano, questi saranno i dati che ti diranno quanta liquidità hai accumulato nella tua attività, quella che ti dà sempre fastidio a fine mese, ma ti diranno anche quali sono i prodotti che devi movimentare per recuperarla.

Come abbiamo già detto, l'inventario non può essere considerato separatamente dalle altre gestioni e, su questo punto, è importante che ci sia una comunicazione efficace tra la gestione della cucina, il marketing e la gestione dei clienti.

La gestione della cucina funziona in base alla gestione dell'inventario, cioè i prodotti del menù vengono prodotti grazie al fatto che nel magazzino del vostro ristorante il personale di cucina trova tutto il necessario per produrli, entrambe le gestioni devono agire in comunicazione, e a volte questo aspetto è un tallone d'Achille nelle cucine.

Un difetto della professione gastronomica è la creatività illimitata e il desiderio di accontentare tutti, senza considerare la redditività dell'attività. Spesso, i ristoranti finiscono per acquistare materie prime destinate a un solo cliente, o utilizzate solo per testare nuovi piatti; in entrambi i casi, queste materie prime vengono abbandonate nell'oblio, in attesa della loro scadenza.

Ciò significa che hai un accumulo di liquidità (in altre parole, denaro freddo sotto forma di cibo), che non riesci a recuperare perché semplicemente non trova sbocco nel menu regolare del tuo ristorante. Come ti comporti in questi casi?

È proprio a questo punto che conoscere il valore reale dell'inventario diventa fondamentale, perché questi dati ti diranno quanti soldi hai a disposizione e quali sono le tue scorte morte (ingredienti che occupano spazio prezioso in magazzino e che non contribuiscono alla redditività aziendale). È qui che entra in gioco una strategia molto interessante, che coinvolge il marketing e la gestione dei clienti.

Come vi renderete conto, nulla di ciò che viene fatto in un ristorante ben gestito è casuale, tutto ha una ragione. Il marketing e la gestione del cliente possono essere i vostri migliori alleati per creare un prodotto in edizione limitata basato sulle preferenze del vostro cliente, ma allo stesso tempo pensato per dare un nuovo sbocco a quelle scorte invendute.

Questo non sarà un prodotto che rimarrà stabilmente nel menù del tuo ristorante, perché non è questa la sua funzione; per questo motivo, deve essere accompagnato da un'eccellente strategia di vendita che attragga clienti e li inviti, per un certo periodo di tempo, a consumare questo prodotto, aiutando la tua attività a recuperare spazio in magazzino e ad aumentare la sua liquidità, in breve, una situazione vantaggiosa per tutti.

Naturalmente, anche questa strategia non viene applicata indipendentemente dalle due precedenti, perché, come avrete già capito, in cucina tutto è interconnesso e tutti i dirigenti collaborano tra loro affinché il ristorante possa creare un sistema stabile e diventare un'attività sempre più redditizia.

IMPORTANTE: questa strategia di vendita applicata alle scorte morte è progettata per esaurire l'inventario specifico di un prodotto; una volta esaurito, non ha senso acquistare altro prodotto, poiché si tornerebbe al punto di partenza.

Come avrai notato, la gestione dell'inventario è molto più complessa di quanto sembri, ma è fondamentale per la salute e la redditività del tuo ristorante. Senza dubbio, questo è un argomento su cui vale la pena approfondire per passare da imprenditori a imprenditori/imprenditrici del settore alimentare.